Zabezpiecz swoją firmę w 8 prostych krokach – Część druga

Cały czas czytamy o tym w gazetach: korupcja, łapówki i skandale. Mimo to myślimy, że „to nam się nigdy nie przydarzy”. Ale jak możesz być taki pewien? W tej dwuartykułowej mini-serii pomożemy Ci ochronić Twój biznes przed różnego rodzaju skandalami. Oto część 2. 

Jeśli nie przeczytałeś pierwszej części, znajdziesz ją tutaj. 

• 5: Wiedza 
• 6: Kontynuacja 
• 7: Zgłaszanie nieprawidłowości 
• 8: Konsekwencje 

Zabezpiecz swoją firmę – Krok 5 – Zwiększ wiedzę na temat korupcji i nadużyć 

Jak napisano w poprzednim artykule, procedura jest bezużyteczna, jeśli nikt jej nie przestrzega. Dlatego upewnij się, że zasady i procedury firmy zostały przekazane wszystkim pracownikom. Przeprowadź szkolenie i upewnij się, że zwiększasz świadomość ryzykownych sytuacji. Należy zauważyć, że nie chodzi o budowanie systemu donosicieli i szpiegów. Celem jest wspólna praca, zwrócenie uwagi na wykroczenia i różne zagrożenia w organizacji. W ten sposób możemy dążyć do wzmocnienia ochrony przed np. korupcją i aferami. 

Zabezpiecz swoją firmę – Krok 6 – Nie zapomnij o dalszych działaniach 

Wraz z ciągłym rozwojem technologii i możliwości biznesowych pojawią się również nowe ryzyka i zagrożenia. Dlatego musimy zapewnić ciągłą kontrolę procedur i procesów, aby upewnić się, że są one aktualne i zgodne. Obejmuje to między innymi inspekcje i oceny procesów mających na celu ochronę i zabezpieczenie Twojej firmy. 

Zabezpiecz swoją firmę – Krok 7 – Ułatw raporty sygnalistom 

Wdrożenie usługi sygnalisty dla zgłoszeń nieprawidłowości zaobserwowanych przez pracowników i inne osoby. Czy można złożyć zgłoszenie o niewłaściwym postępowaniu i pozostać anonimowym? Kto zajmie się sprawą i będzie ją śledzić? Pracownik, który chce zgłosić swojemu szefowi niewłaściwe postępowanie, prawdopodobnie tego nie zrobi, jeśli szef jest również odpowiedzialny za zarządzanie zgłoszeniami. Dlatego musimy maksymalnie obniżyć próg zgłaszania i upewnić się, że istnieje wyznaczona osoba lub dział, który będzie odpowiedzialny za dalsze działania. W ten sposób nic nie zostanie zapomniane, przeoczone ani ukryte. 

Wskazówka do czytania: Kluczowe czynniki, które sprawiają, że Twój system zgłaszania nieprawidłowości działa 

Krok 8 – Bądź bardzo jasny, że niewłaściwe postępowanie i wykroczenia nie będą tolerowane 

Firma musi być otwarta i przejrzysta co do sposobu zarządzania sprawami i informować, że nielegalne działania zostaną zgłoszone policji. Niezależnie od tego, czy przestępstwo lub wykroczenie zostało popełnione przez pracownika, czy wspólnika, firma musi bardzo wyraźnie dać do zrozumienia, że ​​takie zachowanie nie będzie tolerowane. Przestępstwa karalne z mocy prawa nie będą objęte układami pojednawczymi. Jeśli pracownicy nie mogą zaufać firmowemu sposobowi rozwiązywania takich problemów, najprawdopodobniej powtórzy się to i spowoduje utratę zaufania i lojalności. Utrata zaufania zajmie bardzo dużo czasu, aby odbudować pozycję i będzie kosztować znacznie więcej na dłuższą metę, niż natychmiastowe rozwiązanie problemu za pomocą odpowiedniego kanału. 

Ostatnie słowa 

To była druga część naszej mini-serii. Mamy nadzieję, że do tej pory uważnie monitorujesz swoją firmę i budujesz ochronę, która jest zarówno skuteczna, aktualizowana, jak i dobrze komunikowana. Zasadniczo zabezpieczenie firmy polega na codziennym wkładzie każdego pracownika w prowadzenie firmy w sposób, który nie pomija ani nie zauważa problemów z bezpieczeństwem. Pomóż swoim pracownikom pomagać sobie nawzajem i swojej firmie. W ten sposób wszyscy, w tym klienci i dostawcy, będą wiedzieć, że Twoja firma jest godna zaufania. 

Czy chcesz dowiedzieć się więcej o usłudze zgłaszania nieprawidłowości i bezpiecznych kanałach wewnętrznych? Przeczytaj więcej o Dyrektywie UE w zakresie whistleblowing tutaj oraz na stronie Rządowego Centrum Legislacji

Szukasz poufnego kanału do zgłaszania nieprawidłowości? Przeczytaj więcej tutaj.

Czy chciałbyś omówić system whistleblowingu dla swojej firmy?

Skontaktuj się z nami lub zarezerwuj bezpłatne demo!